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Seis consejos para organizar reuniones de trabajo exitosas

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Las reuniones de trabajo de una empresa son un instrumento útil y necesario para organizar, evaluar e impulsar proyectos.

Las reuniones de trabajo son parte importante de un negocio; en ellas se reafirman la dinámica de trabajo, la relación entre directivos y empleados, la cohesión interna y la definición o continuidad de los proyectos que echarán a andar o que ya se están llevando a cabo.

KEY INSIGHTS

  • Las reuniones de trabajo dinamizan y mejoran el funcionamiento de las empresas.
  • El éxito de una reunión de trabajo depende en primer lugar de la definición clara de sus objetivos.
  • Una reunión de trabajo productiva puede organizarse con pocos recursos económicos.
  • Una didáctica eficiente y diversificada es una de las claves para que una reunión de trabajo sea exitosa.

En particular, para empresas pequeñas y medianas, PyMEs, las reuniones de trabajo constituyen la posibilidad de impulsar proyectos que refuercen y hagan desarrollar sus actividades.

Cómo organizar reuniones de trabajo exitosas y económicas

Te expongo a continuación seis aspectos claves para que tus reuniones sean un éxito y se adecúen a tu capacidad laboral y presupuesto.

Buena planificación. Para que una reunión de trabajo sea exitosa y productiva es necesario planificarla desde el principio, es decir, atender todos los aspectos que la componen para que el resultado en su conjunto sea positivo; veamos una por una las partes que conforman una reunión de trabajo, entendiendo que cada una de ella es importante y que todas deben de cumplirse de manera apropiada.

Objetivos claros. Tener claros los objetivos de una reunión de trabajo es requisito indispensable para que la misma se desarrolle de manera conveniente; para ello es necesario saber con cabalidad y de manera puntual lo que se pretende lograr en la reunión y a partir de ahí organizarla; tanto los organizadores como los asistentes tienen que tener perfectamente delimitados los objetivos del encuentro de trabajo para que el mismo sea exitoso y productivo; si este punto no se precisa previamente, si quienes participan en la reunión no saben bien qué hacen en ella, las cosas no marcharán bien, la reunión podrá ser infructuosa y se perderá tiempo, energía y recursos económicos.

Tiempo bien administrado. Lo primero es organizar una reunión con el suficiente tiempo para, por un lado, asegurar que los asistentes cumplan con los requisitos o encargos que se les han encomendado, y por otro, para poder resolver cualquier contingencia y asegurar la presencia de los asistentes; hay que procurar definir las horas de trabajo de la reunión de tal forma que no sean ni muy cortas ni muy largas, adaptándolas a los objetivos de la reunión; el principio para cumplir con este objetivo es que los tiempos de trabajo deben de ser lo más cortos, pero también lo más productivos posibles.

Espacio adecuado. La elección de un espacio que se ajuste a las necesidades de una reunión es esencial para que ésta se realice con éxito; las variables para decidir dónde realizarla dependen de los objetivos e importancia de la reunión y del presupuesto con que se dispone; para una empresa pequeña o mediana lo más adecuado será realizar una reunión de trabajo en un espacio no tan caro pero sí funcional, agradable y cerca de donde se encuentra la empresa. El espacio interno del lugar donde se realiza la reunión también es importante: hay que atreverse a organizar reuniones que creen una atmósfera relajante entre los participantes. Se deben de evitar salones de clase con pupitres o sillas, escritorios y mesas rígidas y poco confortables; entendamos que la comodidad y la confianza ambientales de un espacio de trabajo no están reñidas con la productividad y la responsabilidad.

Didáctica funcional. En primer lugar hay que asegurar que antes de empezar la reunión todos los participantes conozcan los asuntos que se tratarán en ella, para ello es necesario enviarles información precisa –por email, nube o redes sociales– de los tópicos que se van a tratar. Es importante que la forma de exponer los temas sea, desde el punto de vista didáctico, lo más dinámico, diversificado y ameno posible; utilizar imágenes y audio, interactuar constantemente con los asistentes, emplear tecnología inteligente de todo tipo –internet, Facebook, Twitter, YouTube e incluso WhatsApp– para explicar situaciones, resolver problemas de manera colegiada y discutir asuntos clave desde distintos ángulos y con recursos usados en la vida cotidiana.

Organiza y planea una reunión de trabajo a partir de tus necesidades específicas de trabajo y del grosor de tu presupuesto –en especial si tu empresa es un PyMEs–, si lo haces de manera inteligente todo te saldrá bien; recuerda que el factor humano, es decir, los empleados, son la variable más importante que hay que tomar en cuenta para que tu negocio despegue o se consolide.

Infografía: Hacia la Empresa del Futuro

Autor: Jorge García

Escritor e investigador, de temas relacionados con la juventud, la lingüística, la literatura y el futuro de la cultura, su interés principal es estudiar y reflexionar sobre los riesgos y beneficios de la artificialidad tecnológica. Actualmente escribe un libro sobre ello.

Autor: Jorge García

Escritor e investigador, de temas relacionados con la juventud, la lingüística, la literatura y el futuro de la cultura, su interés principal es estudiar y reflexionar sobre los riesgos y beneficios de la artificialidad tecnológica. Actualmente escribe un libro sobre ello.