Artículos

5 claves para gestionar a los empleados que trabajan fuera de la oficina

Comparte este contenido:

Trabajar a distancia, ya sea en la modalidad home-office o desde algún sitio diferente a la oficina requiere que el empleado establezca un compromiso de autogestión y buena organización para un manejo adecuado del tiempo laboral.

KEY INSIGHTS:

  • La tecnología provee hoy herramientas para asignar labores, medir tiempos, hacer video llamadas y mantener la comunicación en equipos que trabajan a distancia.
  • Una organización del tiempo por parte del empleado es necesaria cuando se trabaja desde fuera de la oficina.

En un entorno donde la movilidad y el teletrabajo se han vuelto comunes, los primeros beneficios pueden ser para el empleado. Al trabajar fuera de la oficina uno puede administrar su labor en las horas que se sabe más productivo. Además, no se tienen tiempos muertos como los que implican el desplazamiento desde casa en medio del tráfico hacia la empresa. Uno de los beneficios medibles de la compañía que adopta teletrabajo son los ahorros en sus instalaciones, luz y agua.

Si usted está considerando contar con esta modalidad de trabajo, ya sea de forma ocasional o permanente para sus equipos, a continuación hay una lista de cinco consejos para ayudar a que los empleados que laboren en este esquema mejoren su productividad. A fin de cuentas, con actividades presenciales o remotas, es importante que la compañía tenga una operación fluida, donde haya un cumplimiento de objetivos.

1.- Establecer claramente las tareas que hay que cubrir y las métricas que habrá para estas.

Dice el adagio que lo que no conoce lo que no se puede medir. Las métricas son necesarias para que ambas partes conozcan los alcances y avances del trabajo. El establecimiento claro de objetivos dará un panorama de lo que se va haciendo a los equipos laborales.

2.- Brindar a los empleados las herramientas que requieran para trabajar a distancia.

Mediante ellas será más fácil manejar el tiempo dedicado al trabajo a la vez que se podrá dar seguimiento de las tareas realizadas.

En este rubro hay dos sugerencias: Trello y Sesame

Trello es una aplicación para organizar las actividades de un equipo de trabajo. Permite crear tarjetas con las asignaciones – se notifica a cada usuario cuanto tiene una tarea –, las tarjetas se etiquetan de acuerdo al avance que se tenga; se asignan responsables, tareas por realizar (checklists) y fechas de entrega.

Sesame es una herramienta que recaba información acerca de tiempo dedicado ala jornada laboral. Tiene un sistema de geolocalización. El empleado puede reportar desde su celular donde está, si ya está en labor, para contabilizar su tiempo. La información se almacena en un panel de control con métricas actualizables. Desde ahí puede ser revisada por el personal de recursos humanos.

3.- Fomentar que el empleado trabaje en un ambiente de productividad.

Sin importar la distancia, la comunicación en línea con el resto del equipo laboral también es importante. Para ello, la tecnología también ofrece herramientas, como Quip, Slack y Telegram.

Quip es un editor de textos para crear, editar y compartir documentos en línea. Cuenta con un chat dentro del panel y permite la edición desde una PC, tableta o teléfono inteligente.

Slack es una herramienta de comunicación en equipo. Maneja grupos e hilos temáticos (etiquetas que permiten que los equipos de trabajo se refieran a uno o varios temas de diferentes proyectos).

Telegram es una aplicación de mensajería instantánea y voz sobre IP.

4.- Mayor interacción en el equipo de trabajo

Cuando sea necesario incrementar la interacción del equipo de trabajo se puede recurrir a herramientas de videoconferencia, como Zoom  que ofrece servicios de conferencia remota a través de la nube.

Y, por otra parte, hay aplicaciones como Asana,  diseñadas para mejorar la comunicación y colaboración de un equipo de trabajo. Asana es un sistema de gestión de proyectos. Permite hacerlo por tareas, utilizando el método kanban, mediante flujos de trabajo y visualizar el progreso de los mismos.

5.- Establecer una rutina

Aún trabajando fuera de la oficina, profesionales en recursos humanos recomiendan que se establezca una rutina, un horario. Porque se forma parte de un equipo de trabajo y es adecuado saber en qué momento está disponible la contraparte. Además, establecer una hora fija para empezar a trabajar facilitará controlar el tiempo efectivo de actividad laboral.

Dos aspectos para mejores jornadas

Por último hay tres recomendaciones para quien trabaja fuera de la oficina:

– Tener un ambiente apropiado para trabajar, donde se eviten distracciones y se puedan realizar las actividades laborales de una manera eficiente.

– Tener excelente señal de Internet. Esto facilitará la búsqueda de información y la comunicación con el equipo de trabajo.

– La tercera es más bien un deseo: la posibilidad de preparar un café delicioso en el momento que se requiera.

Servicio Empresarial Telcel Localización Empresarial

Autor: Maricela Ochoa

Periodista enfocada en tecnología de información que comenzó a conectarse a Internet desde que se usaban los módems y las líneas telefónicas. Unamita con especialidad académica en mercadotecnia y branding por el ITAM y la Fundación Universidad de Bogotá “JorgeTadeo Lozano”, respectivamente. El género periodístico preferido de Maricela es la entrevista. Storyteller que disfruta de la fotografía y la astronomía.

Autor: Maricela Ochoa

Periodista enfocada en tecnología de información que comenzó a conectarse a Internet desde que se usaban los módems y las líneas telefónicas. Unamita con especialidad académica en mercadotecnia y branding por el ITAM y la Fundación Universidad de Bogotá “JorgeTadeo Lozano”, respectivamente. El género periodístico preferido de Maricela es la entrevista. Storyteller que disfruta de la fotografía y la astronomía.